Så skapar ni en effektiv underhållsplan för er Brf

Varför misslyckas många underhållsplaner?

Innan vi går in på hur man skapar en underhållsplan är det värt att förstå varför många planer hamnar i en pärm och aldrig används. Vi ser tre återkommande problem:

Problem 1: Planen är för teoretisk
En konsult levererar ett 50-sidigt dokument fyllt med tekniska termer som ingen i styrelsen förstår. Resultatet? Planen läses aldrig och styrelsen fortsätter jobba reaktivt istället för proaktivt.

Problem 2: Ekonomiska kalkyler saknar verklighetsförankring
När en plan uppskattar fasadrenovering till 2 miljoner men verklig offert visar 3,5 miljoner kollapsar hela den ekonomiska planeringen. Detta skapar misstro mot framtida prognoser.

Problem 3: Ingen är ansvarig för uppföljning
Planen säger att "värmepannan ska bytas år 5" men ingen har skapat en process för när offerter ska tas in, när beslut ska fattas eller vem som driver projektet.

Steg-för-steg: Skapa en underhållsplan som faktiskt används

Steg 1: Inventera fastighetens faktiska status – inte bara teorin

En traditionell besiktning ger er information om "förväntad livslängd enligt norm". Men normen tar inte hänsyn till er specifika fastighet. Här är vad ni faktiskt behöver dokumentera:

För varje kritisk komponent, dokumentera:

• Faktiskt installationsår – Inte "cirka 1990" utan exakt år från fakturor eller byggdokumentation

• Historiskt underhåll – Har värmepannan fått årlig service eller står den orörd sedan installation?

• Aktuellt slitage – Fotografier på korrosion, sprickor, läckage eller andra tecken på förslitning

• Driftstatistik – Hur många driftstörningar har hissen haft senaste tre åren? När behövde ni utryckning till värmesystemet?

Steg 2: Översätt tekniska livslängder till ekonomisk planering

Att "taket har 20 års livslängd kvar" säger inte mycket om vad föreningen faktiskt behöver göra. Här är en modell för att göra informationen användbar:

Skapa tre scenarier för varje större komponent:

1. Minimiscenario: Vad händer om vi väntar till absolut sista året?

2. Rekommenderat scenario: När bör åtgärden genomföras för optimal ekonomi och minimal risk?

3. Opportunistiskt scenario: Skulle det finnas fördelar med att göra åtgärden tidigare tillsammans med annat projekt?

Konkret exempel:

Byte av värmesystem i större förening

• Nuvarande system: Installerat 1998, 27 år gammalt

• Normal livslängd: 30 år

• Driftstörningar: Tre utryckningar senaste året

Minimiscenario (2028):

• Kostnad värmepanna: 850 000 kr

• Risk för akut haveri vintern innan: 40%

• Kostnad för akut byte med kort varsel: +30% (1,1 miljoner kr)

Rekommenderat scenario (2026-2027):

• Kostnad: 850 000 kr

• Tid för upphandling: 12 månader

• Möjlighet att samordna med ROT-avdrag för medlemmar vid radiatorbyte: Ja

• Möjlighet till statliga stöd: Kan sökas i god tid

Opportunistiskt scenario (2025):

• Samordning med fasadrenovering där man ändå öppnar vissa väggpartier

• Kostnadsreduktion genom samordning: 120 000 kr

• Total kostnad: 730 000 kr

• Nettovinst: 120 000 kr + minskad risk för akutåtgärd

I många fall visar sig det opportunistiska scenariot mest fördelaktigt – vilket sparar pengar och minskar risken.

Steg 3: Bygg en rullande 5-årsbudget med konkreta belopp

Istället för en 50-årsplan som ingen tror på, fokusera på vad som faktiskt ska hända de närmaste fem åren. Detta är den plan som ska ligga till grund för avsättningar och eventuell lånefinansiering.

Steg 4: Skapa konkreta beslutsprocesser – inte bara tidsgränser

Det vanligaste felet är att skriva "2027: Fasadrenovering". Men vem gör vad och när?

Exempel på beslutsprocess för större projekt:

Fasadrenovering 2027 – Projektplan:

18 månader före (januari 2026):

• Styrelsebeslut: Aktivera projekt

• Ansvarig: Projektledare anlitas

• Resultat: Projektplan och kravspecifikation klar

15 månader före (april 2026):

• Styrelsebeslut: Godkänn kravspecifikation och upphandlingsstrategi

• Ansvarig: Projektledare skickar ut förfrågningsunderlag

• Resultat: 4-6 leverantörer inbjuds

12 månader före (juli 2026):

• Styrelsebeslut: Utse 2-3 finalister för detaljoffert

• Ansvarig: Projektledare koordinerar platsbesök

• Resultat: Detaljerade offerter inkommer

9 månader före (oktober 2026):

• Styrelsebeslut: Val av leverantör presenteras för stämma

• Ansvarig: Styrelsen

• Resultat: Medlemmarna informeras via kallelse till extra stämma

6 månader före (januari 2027):

• Stämmobeslut: Godkännande av entreprenör och budget

• Ansvarig: Projektledare tecknar avtal

• Resultat: Avtal signerat, projektstart bestämd

3 månader före (april 2027):

• Information till medlemmar om praktiska konsekvenser

• Ansvarig: Styrelse + projektledare 

• Resultat: Informationsmöte genomfört

0 månader (juli 2027):

• Projektet startar

• Ansvarig: Entreprenör + projektledare 

• Resultat: Veckovisa lägesrapporter till styrelsen

Denna typ av konkret planering gör att projektet faktiskt händer i rätt tid – istället för att upptäckas sex månader för sent.

Ekonomisk planering: Tre finansieringsmodeller

Olika typer av underhåll kräver olika finansieringslösningar. Här är rekommendationer baserade på beprövad erfarenhet:

Modell 1: Fonderad finansiering (för regelbundet underhåll)

Passar för:

• Målning, måleriunderhåll (vart 8-12 år)

• Byte av vitvaror i gemensamma utrymmen (vart 10-15 år)

• Mindre asfalt- och markunderhåll (vart 10-15 år)

Avsättningsmodell:

Årlig avsättning = Total kostnad / Antal år till åtgärd

Exempel: Målning trapphus om åtta år kostar 200 000 kr
Årlig avsättning = 200 000 / 8 = 25 000 kr/år

Modell 2: Blandfinansiering (för större investeringar)

Passar för:

• Fasadrenovering

• Takrenovering

• Större stambyten

Fördelning:

• 50-60% fonderade medel (långsiktig planering och avsättning)

• 40-50% lånefinansiering (10-15 år)

Exempel från typisk fasadrenovering på 2 400 000 kr:

• Fonderade medel: 1 400 000 kr (avsatt över 15 år med 93 000 kr/år)

• Lån: 1 000 000 kr (10 års annuitet, ränta ca 4%)

• Årlig kapitalkostnad för lånet: ca 123 000 kr under 10 år

Varför denna modell? Med rätt långsiktig avgiftsplanering bygger föreningen upp en underhållsfond som täcker större delen av projektet. Lånet används för att utjämna stora engångskostnader över tid, så att inte hela fondens buffert töms vid ett enda projekt. Detta ger ekonomisk stabilitet och flexibilitet för kommande underhållsbehov.

Viktigt: Avgifterna ska vara planerade för att täcka både löpande drift och avsättning till underhållsfond. Behöver man panikhöja avgifter när projekt ska genomföras har föreningens avgiftsplanering varit otillräcklig under många år.

Modell 3: Akut lånefinansiering (endast vid oförutsedda händelser)

Passar för:

• Akuta vattenläckor med omfattande skador

• Hisstopp som kräver omedelbart byte av hela system

• Akuta elsäkerhetsrisker

Risker:

• Dyrare än planerad åtgärd (30-50% högre kostnader)

• Stress på styrelsen

• Svårare att förhandla pris med leverantörer

Hur undvika:
Just därför behövs en underhållsplan – för att minimera sannolikheten att hamna här.

Digitala verktyg och dokumentation

Vi rekommenderar en kombination av tre typer av dokumentation:

1. Styrelsens arbetsdokument (Excel/Google Sheets)

• Levande dokument som uppdateras kvartalsvis

• Innehåller konkreta belopp, ansvariga och tidsgränser

• Spårar faktiska kostnader mot budget

2. Medlemsinformation (PDF/hemsida)

• Förenklad version som visar närmaste fem årens större projekt

• Förklaring av hur projekt påverkar avgifterna

• Uppdateras årligen i samband med stämma

3. Teknisk dokumentation (förvaltarens system)

• Detaljerade besiktningsprotokoll

• Bilder och tekniska specifikationer

• Historik av genomförda åtgärder

Undvik dessa fem vanliga misstag

Misstag 1: Att lita på teoretiska livslängder utan att granska verkligheten

Exempel:
"Normal livslängd för pannor är 25 år, vår panna installerades 2005, så vi byter 2030."

Problem:
Er panna kanske fått dålig service, körs hårdare än normalt, eller har en specifik komponent som typiskt går sönder tidigare.

Lösning:
Låt serviceentreprenören göra en bedömning av faktiskt tillstånd vart 2-3 år för komponenter som närmar sig utbyte.

Misstag 2: Att planera alla åtgärder isolerat

Exempel:
"Vi byter fönster 2026 och renoverar fasaden 2029."

Problem:
När ni renoverar fasaden 2029 måste ni ändå arbeta runt fönstren – varför inte göra allt samtidigt och spara byggställningskostnad?

Lösning:
Identifiera synergier mellan projekt. Ofta lönar det sig att förlägga ett projekt tidigare om det kan samordnas med annat arbete.

Misstag 3: Att underskatta inflationens effekt i byggbranschen

Exempel:
"Kostnaden är 2 miljoner idag, så med 2% årlig inflation blir det 2,4 miljoner om 10 år."

Problem:
Byggprisinflationen är historiskt betydligt högre än den allmänna inflationen. Under perioder med hög inflation (som 2021-2023) har byggkostnaderna ökat med 8-12% per år. Även under mer normala perioder ligger byggprisinflationen ofta 2-3 procentenheter över den allmänna prisutvecklingen på grund av arbetskraftsbrist och materialkostnader.

Lösning:
Räkna med minst 4-5% årlig kostnadsökning för byggprojekt i framtiden. För projekt som ligger 10+ år fram, använd än högre marginaler eller räkna om prognoserna vart tredje år baserat på faktisk prisutveckling.

Misstag 4: Att inte kommunicera "varför nu?"

Exempel:
Styrelsen beslutar om fasadrenovering men medlemmarna undrar "varför kan vi inte vänta fem år till?"

Problem:
Utan tydlig kommunikation om konsekvenserna av att vänta uppstår motstånd mot nödvändiga projekt.

Lösning:
Visa alltid tre scenarier: "Om vi gör nu", "Om vi väntar 3 år", "Om vi väntar tills det är akut". Konkreta siffror på kostnader och risker skapar förståelse.

Misstag 5: Att glömma det löpande underhållet

Exempel:
Planen fokuserar helt på stora byten medan fastighetens smidiga drift glöms bort.

Problem:
Dåligt löpande underhåll påskyndar förslitning och tvingar fram "akuta" byten som borde varit planerade.

Lösning:
Inkludera årliga poster för:

• Löpande målningsunderhåll och lagningar (50 000-100 000 kr/år)

• Service av tekniska system (30 000-60 000 kr/år)

• Akutåtgärder och oförutsett (50 000 kr/år)

När ska underhållsplanen uppdateras?

En underhållsplan är aldrig "klar". Här är rekommendationer för uppdateringsfrekvens:

Årligen (i samband med budget):

• Uppdatera kommande års konkreta åtgärder

• Justera kostnadsestimat baserat på faktiska offerter eller prisindex

• Flytta eventuella försenade projekt

Vart tredje år:

• Grundlig genomgång av 10-årsplanen

• Ny besiktning av komponenter som närmar sig byte

• Omvärdering av finansieringsstrategi

Vid stora händelser:

• Efter genomfört större projekt

• Vid oväntade skador eller akuta åtgärder

• När ny teknik eller nya byggregler påverkar framtida planering

Så kommunicerar ni underhållsplanen effektivt

På årsstämman: Fokusera på närmaste tre åren

Medlemmar behöver inte all detalj om vad som händer om 20 år. Fokusera på:

1. Vad som händer i år: "I år genomför vi målning av trapphus och byte av hisstyrsystem för totalt 700 000 kr. Detta finansieras helt från underhållsfonden."

2. Vad som kommer närmaste två åren: "2026 påbörjar vi fasadrenovering i etapper. Första etappen omfattar sydfasaden och beräknas kosta 1,8 miljoner kronor. Genom våra långsiktiga avsättningar har vi byggt upp en underhållsfond som tillsammans med ett planerat lån täcker denna kostnad."

3. Ekonomisk trygghet genom planering: "Tack vare vår långsiktiga avgiftsplanering har vi kunnat sätta av medel till underhållsfonden löpande. Detta innebär att vi kan genomföra nödvändigt underhåll utan plötsliga avgiftshöjningar. Våra nuvarande avgifter är beräknade för att täcka både drift och kommande underhållsbehov."

I nyhetsbrevet: Uppdatera om pågående projekt

Exempel på bra kommunikation:

"Lägesrapport hissbyte: Arbetet med byte av hisstyrsystem påbörjades den 15 april och fortskrider enligt plan. Hiss A var ur funktion vecka 16-17, nu pågår arbete med hiss B (beräknas klart vecka 19). Tack för ert överseende med de tillfälliga besvären. När projektet är klart har vi ett modernare system med lägre driftskostnad och högre driftsäkerhet."

På hemsidan: Ha en levande underhållskalender

Skapa en sida där medlemmar ser:

• Pågående projekt med status

• Kommande projekt närmaste 12 månaderna

• Planerade projekt 2-5 år fram

Detta minskar antalet frågor till styrelsen och skapar trygghet hos medlemmarna.

Anlita rätt experthjälp – när och hur

En vanlig fråga är: "Behöver vi anlita hjälp eller kan styrelsen göra detta själv?"

Gör själva:

• Hålla i den löpande uppföljningen av planen

• Samla historik och dokumentation

• Kommunicera med medlemmar

Anlita expert för:

• Teknisk besiktning 

• Uppskattning av teknisk livslängd på komplexa system

• Upphandling av större entreprenader

• Koordinering av stora projekt

Komponenter att inkludera i underhållsplanen

En komplett underhållsplan för en bostadsrättsförening bör täcka alla väsentliga delar av fastigheten:

Byggnadens exteriör

Tak: Taktäckning, plåtdetaljer, hängrännor och stuprör (15-50 års livslängd)

Fasad: Puts, tegel, panel eller annat fasadmaterial (30-100 års livslängd)

Fönster och dörrar: Karmar, bågar, tätningar, beslag (20-50 års livslängd)

Balkonger: Stomme, räcken, ytskikt (30-60 års livslängd)

Tekniska system

Värmesystem: Värmepanna, värmepump, radiatorer, ventiler (15-30 års livslängd)

Ventilation: Kanaler, fläktar, aggregat (15-40 års livslängd)

El: Elcentraler, stigare, armaturer (30-50 års livslängd)

VVS: Stammar, rörsystem, brunnar, kopplingar (30-60 års livslängd)

Hissar: Maskineri, styrsystem, hisskorgar (20-30 års livslängd)

Invändiga gemensamma utrymmen

Trapphus: Ytskikt, belysning, dörrar (15-30 års livslängd)

Källare/vind: Golv, väggar, isolering, dörrar (20-50 års livslängd)

Tvättstuga: Maskiner, installationer, ytskikt (10-25 års livslängd)

Föreningslokal: Ytskikt, installationer, inredning (15-30 års livslängd)

Utemiljö

Markytor: Asfalt, plattor, gräsmattor (15-30 års livslängd)

Planteringar: Träd, buskar, rabatter (löpande underhåll)

Lekplatser: Lekredskap, fallskydd, staket (10-20 års livslängd)

Belysning: Armaturer, kablage, stolpar (15-25 års livslängd)

För varje komponent bör planen ange nuvarande skick, förväntad återstående livslängd, underhållsintervall och uppskattad kostnad för åtgärder.

Sammanfattning: Checklista för en fungerande underhållsplan

✅ Teknisk grund:

• Statusbesiktning med faktiska skaderapporter (inte bara teoretiska livslängder)

• Dokumentation med bilder och konkreta skadebeskrivningar

• Bedömning från faktiska serviceleverantörer om kritiska system

✅ Ekonomisk planering:

• Tre scenarier för varje större åtgärd (minimum, rekommenderat, opportunistiskt)

• 5-årsbudget med konkreta belopp och osäkerhetsmarginaler

• Finansieringsstrategi för varje större projekt (fond/lån/avgift)

✅ Beslutsprocesser:

• Konkret projektplan för varje åtgärd över 500 000 kr

• Tydliga roller (vem ansvarar för vad och när)

• Milstolpar för beslut i styrelse och på stämma

✅ Kommunikation:

• Förenklad medlemsversion av närmaste fem årens planering

• Årlig presentation på stämma med fokus på kommande tre år

• Löpande uppdatering vid pågående projekt

✅ Uppföljning:

• Kvartalsvis avstämning mot budget i styrelsen

• Årlig uppdatering av kostnader och tidplan

• Grundlig översyn vart tredje år med ny besiktning

Behöver ni hjälp?

Erbo hjälper bostadsrättsföreningar att skapa underhållsplaner som faktiskt används. Vi hjälper er att:

• Genomföra statusbesiktning med konkret handlingsplan

• Skapa ekonomiska scenarier som är realistiska

• Prioritera åtgärder för optimal ekonomi

• Hantera upphandling och projektledning

Vår tekniska förvaltning inkluderar löpande uppföljning av underhållsplanen så att den faktiskt används – inte bara blir ett dokument i pärmen.

Kontakta oss för en kostnadsfri genomgång av er fastighets underhållsbehov.